1. Fungsi surat
- Bukti otentik tertulis dan mempunyai kekuatan hukum yang sifatnya mengikat, misalnya : Surat Perjanjian, Kuitansi, Bukti tanda terima, Faktur, dan sebagainya.
- Sebagai Referensi, dalam merencanakan atau menindaklanjuti suatu aktivitas tertentu. Misalnya : Kumpulan surat yang didokumentasikan dan diarsipkan dengan baik merupakan sumber data yang kelak akan diperlukan dalam kegiatan perencanaan maupun untuk menentukan sikap, menindaklanjuti suatu kegiatan/keputusan tertentu.
- Jaminan Keamanan dan Kepemilikan, missal : Surat Jalan, Sertifikat dll.
- Sarana Promosi (Iklan) bagi pihak pengirim, khususnya dalam banyak jenis surat-surat penawaran bisnis seperti brosur, leaflet, price list dan sebagainya.
- Sarana efektif untuk mengatasi kendala waktu, jarak dan tenaga. Dll.
2. Pentingnya Korespondensi Bisnis
- Transaksi bisnis internasional sekitar 80% kegiatan komunikasi & Interaksi bisnis ekspor-impor biasanya dilakukan melalui korespondensi (surat menyurat) terutama melalui sarana teleks, faxcimili dan yang lebih fleksibel lagi lewat e-mail.
- 20% biasanya dilakukan melalui negosiasi tatap muka langsung ‘face to face negotiation’.
- Walaupun suatu transaksi dilakukan dengan cara tatap muka, pada akhirnya tetap akan dirumuskan dalam bentuk tertulis, atau dalam bentuk dokumen surat menyurat.
3. Etika Korespondensi
Betapa pentingnya fungsi dari korespondensi maka terdapat etika dalam melakukannya, antara lain :
- Isi Surat
a. Jelas, isi pesan dan berita yang disampaikan
b. Tepat (data & informasi), terlebih apabila menyangkut angka-angka.
c. Benar (tata bahasanya) serta singkat padat penyampaiannya.
- Bahasa yang Baik dan Benar
- Tulis dan Ketik yang Rapi
- Perhatikan Tata Letak Surat
- Membaca Kembali (Koreksi)
- Balas Segera
Hasil ikut pelatihan enterprenuer di lt.2 perpus ITS pada 22 mei 2010
Nara sumber : Samsul Bakhtiar (www.miniaturindo.com)