Korespondensi Bisnis

Korespondensi bisnis merupakan aktivitas pertukaran informasi dan data melalui media surat-menyurat(email, surat, sms, faksmile dll) dalam menunjang aktivitas bisnis.

1. Fungsi surat
- Bukti otentik tertulis dan mempunyai kekuatan hukum yang sifatnya mengikat, misalnya : Surat Perjanjian, Kuitansi, Bukti tanda terima, Faktur, dan sebagainya.

- Sebagai Referensi, dalam merencanakan atau menindaklanjuti suatu aktivitas tertentu. Misalnya : Kumpulan surat yang didokumentasikan dan diarsipkan dengan baik merupakan sumber data yang kelak akan diperlukan dalam kegiatan perencanaan maupun untuk menentukan sikap, menindaklanjuti suatu kegiatan/keputusan tertentu.

- Jaminan Keamanan dan Kepemilikan, missal : Surat Jalan, Sertifikat dll.

- Sarana Promosi (Iklan) bagi pihak pengirim, khususnya dalam banyak jenis surat-surat penawaran bisnis seperti brosur, leaflet, price list dan sebagainya.

- Sarana efektif untuk mengatasi kendala waktu, jarak dan tenaga. Dll.

2. Pentingnya Korespondensi Bisnis

• Transaksi bisnis internasional sekitar 80% kegiatan komunikasi & Interaksi bisnis ekspor-impor biasanya dilakukan melalui korespondensi (surat menyurat) terutama melalui sarana teleks, faxcimili dan yang lebih fleksibel lagi lewat e-mail.
  
• 20% biasanya dilakukan melalui negosiasi tatap muka langsung ‘face to face negotiation’.
  
• Walaupun suatu transaksi dilakukan dengan cara tatap muka, pada akhirnya tetap akan dirumuskan dalam bentuk tertulis, atau dalam bentuk dokumen surat menyurat.

3. Etika Korespondensi

Betapa pentingnya fungsi dari korespondensi maka terdapat etika dalam melakukannya, antara lain :

• Isi Surat

Isi surat yang baik harus memenuhi syarat di bawah ini :

a. Jelas, isi pesan dan berita yang disampaikan

b. Tepat (data & informasi), terlebih apabila menyangkut angka-angka.

c. Benar (tata bahasanya) serta singkat padat penyampaiannya.

• Bahasa yang Baik dan Benar

Bahasa yang digunakan harus sesuai dengan aturan baku dan tidak menggunakan kata-kata yang memiliki arti ganda.

• Tulis dan Ketik yang Rapi

Dalam menulis atau pun mengetik diharuskan yang rapi agar rekan yang kita tuju dalam surat tersebut mengerti dan bisa memahami maksud dari surat tersebut.

• Perhatikan Tata Letak Surat

Tata letak surat ini sangat penting dimana suatu surat resmi dari suatu perusahaan akan memiliki kepala surat (kop surat) yang terletak di susunan paling atas di kertas surat, tetapi jika letaknya diganti di paling bawah kertas surat maka hal ini berakibat fatal.

• Membaca Kembali (Koreksi)

Sebelum mengirimkan surat tersebut maka perlu dicek terlebih dahulu, apakah surat ini sudah layak untuk dikrim atau belum, mana kekurangannya dll. Maka dari itu koreksi semacam itu sangat penting.

• Balas Segera

Jangan menunda dalam membalas surat terkecuali ada kesepakatan terlebih dahulu. Dalam dunia bisnis waktu adalah uang karena itu dalam membalas surat kerjakan tepat waktu dan sesuai harapan.


Hasil ikut pelatihan enterprenuer di lt.2 perpus ITS pada 22 mei 2010
Nara sumber : Samsul Bakhtiar (www.miniaturindo.com)